ARTÍCULO I
DEFINICIONES
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A Para los efectos de esta Política se establecen las siguientes definiciones:
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Lavado de dinero: Es el proceso a través del cual es encubierto el origen de los fondos generados mediante el ejercicio de alguna actividad ilegal como el tráfico de drogas o estupefacientes, contrabando de armas, corrupción, fraude, prostitución, extorsión, evasión fiscal, terrorismo, entre otras, con el objetivo de hacer que los fondos o activos obtenidos a través de actividades ilícitas aparezcan como el fruto de actividades legítimas y circulen sin problema en el sistema financiero.
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Financiamiento al terrorismo: de los recursos institucionales, ya sean propios o en administración, en actividades relacionadas con el lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo.
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Transacciones inusuales: Aquellas cuya cuantía, características y periodicidad no guardan relación con la actividad económica que se conoce o que fue declarada por el proveedor, y no exista una justificación razonable de las mismas, salen de los parámetros de normalidad vigentes en el mercado o no tienen un fundamento legal.
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Transacciones sospechosas: Aquellas transacciones que pudieran constituir o estar relacionadas con cualquier actividad ilícita en general.
ARTÍCULO II
PROPÓSITO Y OBJETIVOS
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A. El propósito de la presente Política es establecer los principios y las normas que serán de aplicación y observancia general en todos los puestos y niveles de GRUPO INDUATRIAL HECA DEL SUR S.A. DE C.V. para evitar la administración y uso de dinero y otros activos en actividades relacionadas con el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo.
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B. Los objetivos de la presente Política son los siguientes:
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Prevenir el uso indebido de los recursos institucionales, ya sean propios o en administración, en actividades relacionadas con el lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo.
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Mitigar el riesgo de que la reputación de la Empresa se vea afectada por actividades relacionadas con el lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo.
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Servir de salvaguarda en casos de relaciones o transacciones con partes interesadas de la Empresa que puedan estar relacionados con actividades asociadas al lavado de dinero o al financiamiento del terrorismo o que puedan facilitar tales actividades.
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Evitar que las acciones de cooperación de la Empresa sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a fondos que sean producto de esas actividades ilícitas y que dichas acciones sirvan para canalizar recursos lícitos o ilícitos destinados a actividades terroristas.
ARTÍCULO III
APLICABILIDAD Y ALCANCE
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A. GRUPO INDUSTRIAL HECA DEL SUR S.A. DE C.V. cuenta con una Política para la prevención del lavado de dinero y del financiamiento del terrorismo, la cual es de aplicación obligatoria para todas las personas, naturales o jurídicas, que de alguna manera desarrollen actividades, en forma conjunta o independiente por o para o encomendadas por la Empresa. Es aplicable en las todas las actividades administrativas y operaciones que realice la Empresa o en que participe con sus contrapartes contractuales.
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B. GRUPO INDUSTRIAL HECA DEL SUR S.A. DE C.V. cumplirá y promoverá esta Política en su relación con todas las partes interesadas con que desarrolle acciones conjuntas.
ARTÍCULO IV
CUMPLIMIENTO
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A. Responsabilidad del personal.
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Todo el personal de GRUPO INDUSTRIAL HECA DEL SUR S.A. DE C.V. aplicará rigurosamente la presente Política, de manera que se asegure total transparencia en el desarrollo de las actividades de la Empresa y se proteja la reputación de la misma.
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Todas las personas y/o partes interesadas involucradas en las acciones de cooperación de GRUPO INDUSTRIAL HECA DEL SUR S.A. DE C.V. deberán realizar, con la debida prudencia, un permanente seguimiento de las contrapartes y socios con los cuales se relacionan en diferentes actividades, con el fin de conocer razonablemente sus actividades, procedencia de fondos, gobernanza y/o cualquier otra información que a su criterio ayude a evidenciar que los recursos involucrados en dichas actividades tienen un origen lícito y que no están vinculados a actividades de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo (LDFT), considerando su naturaleza y el nivel de riesgo de LD-FT asociado.
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En aquellos casos en que GRUPO INDUSTRIAL HECA DEL SUR S.A. DE C.V. sea perjudicado como resultado de una actuación u omisión de su personal que conlleve el incumplimiento de la presente Política y normas relacionadas, se le aplicarán a quien corresponda las sanciones pertinentes, de conformidad con las Políticas pertinentes y el Código de Ética, reservándose la Empresa el derecho de acudir en su defensa a las vías legales correspondientes.
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B. Relaciones con partes interesadas
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GRUPO INDUSTRIAL HECA DEL SUR S.A. DE C.V. se abstendrá de recomendar o aprobar cualquier acción de cooperación conjunta, cuando exista duda sobre la idoneidad de las partes interesadas con las que se pretende trabajar.
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La Empresa establecerá y mantendrá en vigor mecanismos que impidan promover vínculos con partes interesadas asociadas al lavado de dinero y al financiamiento del terrorismo.
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La Empresa implementará controles para evitar que sus acciones de cooperación se relacionen con el financiamiento del terrorismo o con el lavado de dinero, para lo cual podrá recabar de sus partes interesadas documentos que prueben fehacientemente su identidad, personería jurídica, actividad económica, domicilio y demás datos que en cada caso se estipule, con la finalidad de demostrar la buena fe de la Empresa.
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La Empresa se reserva el derecho de realizar las consultas necesarias en bases de datos nacionales e internacionales oficiales, para asegurar la idoneidad de las partes interesadas con las que se pretende trabajar.
C. Supervisión
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El Comité de ética será responsable de la aplicación de esta Política y velará por su cumplimiento. El comité trabajará sobre la implementación de esta Política, recomendarán las medidas necesarias para su cumplimiento, establecerán controles que eviten el lavado de dinero, capacitarán al personal de la Empresa en la materia y podrán, cuando se requiera, apoyarse en el Área Jurídica reportando directamente al Director General.
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D. Colaboración con las autoridades nacionales e internacionales
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Sin perjuicio a sus privilegios e inmunidades, la Empresa prestará la colaboración que requieran las autoridades competentes relacionadas con la prevención y control del delito del lavado de dinero.
E. Conservación de documentos
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La Empresa dispondrá de un repositorio digital-documental en que conservará, con la debida seguridad, todos los documentos relacionados con sus partes interesadas hasta por un período de cinco años después de finalizado el convenio entre las partes. Si el período de conservación establecido en el instrumento jurídico es superior a cinco años, se conservará según lo acordado en el instrumento jurídico.
ARTÍCULO V
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
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A. GRUPO INDUSTRIAL HECA DEL SUR S.A. DE C.V. dispone de los medios para recibir y atender las denuncias, a fin de que las personas remitan y canalicen de forma confidencial sus denuncias o quejas, referentes a los temas que dicta la presente Política, mediante reporte a cualquiera de los miembros del el Comité de ética o el correo electrónico etica.heca@gmail.com.
No tomamos ningún tipo de represalia contra las personas que reporten y/o colaboren de buena fe, en las investigaciones en donde se presuma el incumplimiento de alguna disposición establecida en el Código de Ética de HECA o en los demás lineamientos internos.
El hecho de no reportar alguna violación al presente Código de Ética de HECA y/o demás lineamientos internos de la cual se tenga conocimiento, implica ser corresponsable de la misma, y es merecedor de una medida correctiva.
Toda denuncia, queja, investigación, informes e información referente al tema denunciado, será examinada y analizada de forma objetiva por el Comité de Ética, quién establecerá su abordaje, medidas disciplinarias y acciones correspondientes.
Una vez que se realice el reporte o denuncia correspondiente, el Comité de Ética realizará el procedimiento de investigación en conjunto con los distintos departamentos de la empresa cuya participación se considere necesaria, y agotando dicho proceso de investigación, el Comité emitirá una determinación y la comunicará a la persona que emitió el reporte o denuncia en un periodo no mayor a 30 días hábiles posteriores a que esta haya presentado su denuncia. Posteriormente, el Líder del Comité en caso de ser aplicable dará parte a las áreas de la empresa y en su caso, autoridades pertinentes, de los hechos reportados o denunciados, así como del procedimiento de revisión, investigación, con el fin de que estas tomen sus propias determinaciones conforme a los procesos respectivos, así mismo, se hace mención que adicional de aquellas medidas o sanciones que puedan ser aplicadas por las autoridades correspondientes, la empresa, acorde a lo determinado por el Comité podrá aplicar las sanciones y/o amonestaciones correspondientes. En caso de que los hechos reportados o denunciados se consideren graves o se encuentren previstos en las leyes penales y/o cualquier otra que pudiese resultar aplicable, el Comité podrá por medio de su Líder denunciar de forma inmediata a las autoridades con el fin de no entorpecer, ni dilapidar los procedimientos legales aplicables y correspondientes.
ARTÍCULO VI
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
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A. GRUPO INDUSTRIAL HECA DEL SUR S.A. DE C.V. podrá por medio de las determinaciones del Comité de Ética emitir las sanciones correspondientes a los responsables del posible hecho que contravenga la presente política.
Los tipos de sanciones podrán ser: Amonestaciones, terminación de la relación laboral o de negocios con la Empresa en caso de que hubiese sido realizado por algún cliente, proveedor, contratista o subcontratista e incluso la destitución de algún cargo en caso e tratarse de algún miembro administrativo o de la alta dirección. Lo anterior no limita las sanciones que pudiesen ser tomadas por las autoridades.
La presente política no limita ni condiciona las libertades y derechos de las personas, mismas que son libres de acudir directamente con las autoridades competentes en caso de desear denunciar hechos de corrupción de los que pudiese tener conocimiento.
Ningún empleado será degradado a un cargo de menor jerarquía ni estará sujeto a sanciones u otras medidas disciplinarias por comunicar sospechas de incumplimiento de esta Política o por rehusarse a llevar a cabo actividades que vayan en contra de la misma, incluso cuando ello implicara la pérdida de un negocio para la Empresa.
ARTÍCULO VII
ACTUALIZACIÓN
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A. El Comité de ética revisará y actualizará la presente Política, para lo cual tomará en cuenta lo siguiente:
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La normativa y los estándares nacionales e internacionales pertinentes,
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Los avances en la aplicación de buenas prácticas para prevenir el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo, y
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Las recomendaciones constructivas de sus partes interesadas.